Consejos Para Organizar Archivos en la Nube con Norwin Herrera

Las mejores prácticas para organizar sus archivos en la nube para lograr seguridad y eficiencia.

La organización de archivos en la nube es algo que puede parecer una prioridad menor, en particular con el aumento de las herramientas de búsqueda potentes y ahora con el auge de la búsqueda con inteligencia artificial (IA). Carolyn habló con el invitado Norwin Herrera, IT Business Manager Team Lead de Community IT, para responder a preguntas sobre por qué es importante crear un sistema de organización de archivos, tanto para una mayor ciberseguridad en el mundo de la IA como para la productividad y la eficiencia de su personal. Los consejos para la organización de archivos en la nube incluyen priorizar el proyecto, etiquetar claramente los archivos y crear políticas de gobernanza sólidas y capacitar al personal sobre sus expectativas en cuanto al etiquetado y el guardado de archivos.

Norwin ofrece algunas razones para etiquetar con precisión sus archivos y defiende la necesidad de organizarse en línea. También ofrece consejos para lograr que su liderazgo participe en la definición de sus políticas de organización de archivos y vea las ventajas estratégicas de priorizar este proyecto.

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Transcript

Carolyn Woodard: Bienvenido a todos al podcast sobre temas tecnológicos de Community IT Innovators. Mi nombre es Carolyn Woodard y soy la directora de Marketing de Community IT y la presentadora de este programa. Estoy muy feliz de poder sentarme hoy con mi amigo Norwin, quien nos va a contar un poco más sobre por qué es tan importante organizar sus archivos en la nube. 

Norwin Herrera: Bueno, Carolyn, soy Norwin Herrera. Soy IT business manager. El líder de IT business manager en Community IT y he estado en Community IT por cinco años.

Carolyn Woodard: Tu nos has dicho que "los humanos son desordenados" y que almacenar archivos en la nube hace que sea más fácil acceder a ellos, pero también mucho más fácil que se mantengan desordenados. Muchas organizaciones sin fines de lucro piensan que no es una prioridad organizar nuestros archivos en la nube, ya sea en SharePoint o Google Drive, porque la búsqueda es cada vez mejor y ahora también tenemos herramientas de búsqueda de inteligencia artificial. ¿Puedes compartir con nosotros las razones por las que es importante que las organizaciones mantengan organizados sus documentos en línea?

Norwin Herrera: Okay, ahora respondo a tu pregunta. Primero, yo he dicho que los humanos son desordenados, pero no es una frase mía, es decir, es un hecho que es así porque los humanos son desordenados y porque cuando estábamos pequeños, no nos enseñaron a ser ordenados. Es decir, nosotros íbamos a la escuela y estoy casi que replicando lo que dije en inglés.

Vamos a la escuela, íbamos a la escuela, nos daban un cuaderno para cada materia, pero esos cuadernos solo agarramos y los metíamos en la mochila. No teníamos un método de organización de archivos y prácticamente no nos enseñaron a ser ordenados. Entonces cuando comenzamos nuestra vida laboral, prácticamente no hay forma de de mágicamente ser ordenado.

Entonces vas aprendiendo a ser ordenado en la medida de que vas enfrentándote con problemas, ¿no? Es decir, cuando no encuentras las cosas, si tengo que tener un método. Entonces esto es por qué menciono que los humanos son desordenados.

Y ahora por qué es importante que las organizaciones mantengan sus archivos ordenados en línea, es porque en realidad van a tener un mejor método para encontrar lo que andan buscando, ¿verdad? Eso es importante. Lo segundo es porque van a tener un mejor método para implementar políticas de retención de documentos.

Es decir, si crean una política de retención de documentos, es más fácil encontrar y decidir y decir, yo voy a guardar archivos de cinco años para atrás, pero no voy a tener archivos de 20 años atrás. Eso es importante, ¿verdad? Por otro lado, es importante porque al final te ayuda a ahorrar dinero.

Es decir, no hay pierde. Cuando hablamos de dinero, ahí estamos. Está haciendo click en la cabeza, ¿verdad?

Click en español y click en inglés es exactamente lo mismo. Entonces, fíjense bien. Si guardas los archivos en la nube, igual necesitas un vaca.

Entonces, un vaca más grande significa pagar más dinero. Files en la nube también necesitan espacio. Espacio en la nube es más dinero. 

Y obviamente también hay formas de hacer la decisión de encontrar los archivos. Entonces, si andas buscando un archivo y ese archivo te tarda más tiempo en encontrarlo, el tiempo es dinero. Así que ahí le doy tres razones importantes para guardar dinero y por qué mantener los archivos ordenados en la nube.

Carolyn Woodard: Dadas las razones por las que es importante organizarse en línea, ¿cuáles son las responsabilidades de los líderes de organizaciones con respecto a las políticas y expectativas de la organización de archivos? 

Norwin Herrera: Bueno, casi lo menciono en mi respuesta anterior, pero lo diré nuevamente porque es importante. La organización de los archivos es importante, el tiempo es importante y la política de retención de archivos es importante. Por otro lado, los líderes tienen la responsabilidad de crear métodos para que sus empleados, cuando llegan a la organización, sepan exactamente qué hacer.

Es decir, cuando llega un empleado nuevo, entiende que esa es la forma de organizar sus archivos, y que cuando comienza a trabajar en la organización, no comienza a guardar archivos en el loco, ¿no? En cambio, tiene un método que la organización le proporciona. Entonces, al final, los empleados en las organizaciones se mueven.

Uno vienen, otros se van, otros vienen, otros se van. Hay algunos que se quedan mucho tiempo, pero siempre hay empleados que se van. Si no tienes una política de organización de archivos, vas a perder archivos.

Vas a perder archivos que eran importantes y que quizás requirieron mucho tiempo para crearlos. Y ese tiempo, volvamos al tema, ¿no? Es dinero.

Entonces, si la organización quiere ahorrar dinero, tiene que tener un método para organizar sus archivos. Y recuerda esto, archivos personales, pero que son propiedad de la empresa, de la organización, se guardan en el Google Drive, ¿verdad? Y los archivos personales en el Microsoft se llama OneDrive.

Entonces, esos dos, aunque son archivos personales que nadie puede ver, son propiedad de la organización. Es decir, tú puedes guardar tus archivos ahí, pero la organización tiene derecho a verlos porque es de la empresa. Y los archivos que querés que sean compartidos, colaboración, verdad?

En colaboración, esos van en otro. Van en el Google Workspace y van en el SharePoint. Es importante que la gente sepa que hay un espacio colaborativo y un espacio personal de archivos, ¿verdad? 

Carolyn Woodard: Dado que es importante mantener sus archivos compartidos organizados en la nube, pero es muy fácil desorganizarlos, ¿tiene algún consejo para los líderes de organizaciones sobre cómo hacer de este proyecto una prioridad y algunos pasos a seguir para organizar los archivos de su organización sin fines de lucro y conservarlos? ¿organizado?

Norwin Herrera: Claro, voy a intentar, ¿verdad? No tengo la varita mágica que dice cómo se hace, pero por lo menos puedo darles alguna guía. Lo más importante es que elijan a una persona que sea el dueño del proyecto.

Es decir, tiene que haber una persona responsable y que tenga la visión de crear la organización de sus archivos. Y miren, no es tan difícil. Fotos y media files, de llaman, ¿verdad?

Archivos de la, archivos para ser utilizadas en la social media, ¿verdad? Ese es un folder. Reportes, es otro archivo importante. Por supuesto que es otro archivo importante. Mis heláneos, yo pondría un folder de mis heláneos, porque lo que no sé dónde va lo meto en mis heláneos. Y uno bien bien importante que sea el archive, el de archivar, ¿verdad? 

Porque ese folder, cuando ustedes sientan que hay un archivo que ya no debería de estar ahí, solo métanlo en el archive. Y ya saben que ahí está. Más adelante lo pueden borrar, le aplican la política de retención de documento fácilmente a ese archivo y se va, ¿verdad? 

Eso es importante. Entonces encontrar a las personas es número uno. Eviten guardar documentos innecesariamente.

Es decir, ya no necesitan guardar la versión 1, la versión 2, 3, 4, 5, 6, 10, 100 de un archivo. Porque ahora pueden tener un archivo y ese archivo automáticamente cuando lo están trabajando de forma compartida, el archivo solo va creando versiones. Entonces no necesitan tener una versión. Puedes ir al historial de ese archivo. Y lo van a encontrar, ¿verdad? 

Otra cosa es que tienes que seguir un método consistente para nombrar tus archivos y carpetas.

Ya lo mencioné al principio. Ponle un nombre que sea fácil de identificar para que sea fácil encontrarlo. La otra cosa es que mantengas los documentos juntos, dependiendo del tipo.

Fotos con fotos, videos con videos, informes con informes, etc. Ya hemos casi que mencionado eso. Sepárenlos por los que están, separen los documentos que ya están terminados.

Vea que ya son finales y guárdenos porque esos son importantes. Documentos finales son importantes, pero los documentos que sirven para llegar al proceso, esos son basura. Yo, por ejemplo, esto no lo mencioné en inglés, pero yo bajo archivos y los trabajo en mi, ¿cómo se llama en mi?

Download file. El download file, folder, el de bajado, ¿verdad? Que cuando uno baja un archivo se guarda ahí en, automáticamente se guarda en ese download.

Ese folder para mí no es importante. Es decir, cualquier cosa que esté en ese folder puede ser borrada. Y a veces trabajo ahí los documentos y cuando ya tengo el final lo nombro y lo pongo en el archivo clasificado.

Pero eso es porque ya ese es mi método, ¿verdad? No todos tienen ese método. Entonces mejor que haya claridad en el método.

Y lo otro que eviten guardar todos los archivos en un folder. Básicamente eso es lo que es overfilling a folder. Si no pongan todo en un solo folder, porque entonces básicamente están replicando el desorden.

Esa es mi recomendación. Mis cuatro, cinco, seis pasos importantes.” 

Carolyn Woodard: Finalmente, mencionamos anteriormente las herramientas de inteligencia artificial. Desde tu experiencia, ¿cuáles son los cambios que está viendo con las herramientas de inteligencia artificial que nuestros clientes están comenzando a utilizar? ¿Cómo cree que las herramientas de IA cambiarán el uso de Tecnologia en las organizaciones en los próximos años? ¿Qué medidas deberían tomar los líderes de organizaciones para prepararse tanto para las oportunidades y como los riesgos de la Inteligencia Artificial?

Norwin Herrera: Bueno, lo más importante es modificar las políticas de uso de documentos y archivos en la empresa. Ya existen pequeños templates, pequeños modelos de documentos que te pueden ayudar a actualizar tus políticas de uso de archivos en la organización. Entonces, la política es primero.

Primero, hay que modificar la política, ¿verdad? Y lo segundo, obviamente, la gente piensa que la inteligencia artificial va a resolver todos los problemas y alguna gente piensa que la inteligencia artificial va a reemplazar a las personas. Yo fui a una conferencia en marzo de este año y la persona que dió, conversó sobre un tema, dijo de que pensábamos que al utilizar inteligencia artificial y vamos a reemplazar a algunas personas, pero en realidad no.

Lo que se ha hecho es que la inteligencia artificial puede hacer algunos de los trabajos que hacía esta persona, pero esta persona puede ser reubicada en otro trabajo. Es decir, incluso es una manera de mejorar profesionalmente las habilidades de nuestros empleados. Entonces, creo que eso es importante tener en cuenta.

La AI solo va a replicar lo que nosotros metamos. Es decir, basura metemos, basura sacamos. Es importante, verdad, que guardemos información que es importante.

Y mi último elemento es la marca que estamos teniendo en el planeta. Yo leí un poco y estuve viendo un poco información sobre que la inteligencia artificial necesita más agua que incluso los servidores de criptomonedas. Es decir, que la inteligencia artificial son buscadores, pero buscadores súper rápidos.

Pero como son súper rápidos generan más calor. Como generan más calor, al final terminan utilizando más agua. Entonces, ¿qué es lo que quiero decir con esto?

Ayúdeme al planeta organizando nuestros archivos. Porque al organizar los archivos será más fácil encontrarlos. Y quizás necesitemos la inteligencia artificial para que nos ayude.

Porque si los archivos están organizados, va a ser fácil encontrarlos. Entonces, ese elemento creo que es importante tenerlo en consideración.

Carolyn Woodard: Bueno, gracias muchas por la interview. I guess we should say gracias por escuchar.

Norwin Herrera: Gracias por escuchar el podcast.

Carolyn Woodard: Podcast. 

Norwin Herrera: Podcast, igual que en inglés.

Carolyn Woodard: Thank you so, so much, Norwin.

Norwin Herrera: Yes, yes, my pleasure, my pleasure.